Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?

Name und Anschrift von Vermieter und Firma, Steuernummer oder USt-IdNr. des Vermieters, Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung mit Zeitraum sowie Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto. Grundlage sind die Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Kann meine Firma die Mehrwertsteuer abziehen?

Bei korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer ist sie in der Regel als Vorsteuer abziehbar. Die Beurteilung im Einzelfall — etwa bei mehreren Posten mit unterschiedlichen Steuersätzen — gehört zu Buchhaltung oder Steuerberater; diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.

Was bedeutet es, wenn der Vermieter Kleinunternehmer ist?

Er weist nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus, und deine Firma kann keine Vorsteuer ziehen. Das ist legal — vergleiche solche Angebote einfach auf Endpreisbasis mit regelbesteuerten und kläre den Punkt vor der Buchung.

Wann sollte ich die Rechnungsanforderung klären?

In der allerersten Anfrage, vor der Buchung. Gib Firmenname, Rechnungsanschrift und gewünschte Zusätze wie Kostenstellen gleich schriftlich mit — das vermeidet nachträgliche Rechnungskorrekturen.

Monteurzimmer auf Rechnung — Firmenrechnung mit MwSt.

Warum die Rechnung vor der Buchung Thema sein muss

Der häufigste Fehler beim Buchen auf Firmenkosten: Erst wird eingezogen, dann nach der Rechnung gefragt. Wenn der Vermieter dann keine ordentliche Rechnung stellen kann oder will, hat die Buchhaltung ein Problem — und du diskutierst hinterher über etwas, das ein Satz in der Anfrage geklärt hätte. Deshalb gehört in jede geschäftliche Anfrage der Hinweis: „Wir benötigen eine Rechnung auf unsere Firma mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.“ Seriöse, gewerblich vermietende Anbieter beantworten das mit einem selbstverständlichen Ja.

Das gehört auf eine korrekte Firmenrechnung

Für Rechnungen gelten in Deutschland feste Pflichtangaben (§ 14 UStG). Für die Praxis heißt das — die Rechnung sollte enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des Vermieters (Rechnungssteller)
Vollständiger Firmenname und Anschrift deiner Firma (Rechnungsempfänger) — exakt so, wie die Buchhaltung es vorgibt
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung: Beherbergung/Unterkunft mit Angabe der Unterkunft, Zeitraum (von–bis), Personenzahl
Entgelt aufgeschlüsselt: Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag
Leistungszeitraum — wichtig, wenn Rechnungs- und Aufenthaltsmonat auseinanderfallen

Gib dem Vermieter die Rechnungsanschrift deiner Firma am besten direkt mit der Buchung schriftlich durch — inklusive eventueller Zusätze wie Kostenstelle oder Bestellnummer, wenn deine Buchhaltung das verlangt. Nachträgliche Rechnungskorrekturen sind für beide Seiten lästig.

Mehrwertsteuer bei Unterkünften: das Grundprinzip

Kurzfristige Beherbergung ist umsatzsteuerpflichtig. Für deine Firma ist die ausgewiesene Mehrwertsteuer in der Regel als Vorsteuer abziehbar — genau deshalb ist der saubere Ausweis auf der Rechnung so wichtig. Beachte: Für unterschiedliche Leistungen können unterschiedliche Steuersätze gelten; wie einzelne Posten auf der Rechnung zu behandeln sind, beurteilt im Zweifel deine Buchhaltung oder der Steuerberater. Diese Seite gibt Orientierung, ersetzt aber keine steuerliche Beratung.

Sonderfall Kleinunternehmer: kein MwSt.-Ausweis

Manche private Vermieter nutzen die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus — auf der Rechnung steht ein entsprechender Hinweis, und deine Firma kann keine Vorsteuer ziehen. Das ist völlig legal und die Unterkunft kann trotzdem die richtige sein: Der Bruttopreis ist der Endpreis, und der Vergleich mit einem regelbesteuerten Angebot muss eben auf Endpreisbasis erfolgen. Wichtig ist nur, dass du es vorher weißt. Frag also konkret: „Weisen Sie Mehrwertsteuer aus?“ — dann kann deine Buchhaltung entscheiden, wie das Angebot einzuordnen ist.

Zahlungsweg und Abwicklung

Üblich bei Firmenbuchungen ist die Zahlung per Überweisung nach Rechnungsstellung — bei längeren Aufenthalten monatlich, bei kurzen einmalig. Kläre vorab: Wann wird die Rechnung gestellt (vor Einzug, nach Abreise, monatlich)? Gibt es eine Kaution und wie wird sie abgerechnet? Wer ist bei deiner Firma Ansprechpartner für Rückfragen des Vermieters? Bei Buchungen für ganze Trupps über Monate lohnt es sich außerdem, Verlängerung und Stornobedingungen schriftlich festzuhalten — mehr dazu auf der Seite für Langzeit-Einsätze.

Für Disponenten: Rechnungsanforderungen in die Anfrage packen

Wenn du regelmäßig für Kolonnen buchst, mach die Rechnungsanforderung zum festen Bestandteil deiner Anfrage-Vorlage: Firmenname, Rechnungsanschrift, gewünschter Rechnungsrhythmus, benötigte Zusätze. Über die Massenanfrage geht diese Anfrage an mehrere Unterkünfte gleichzeitig — und du siehst an den Antworten sofort, welche Vermieter auf Firmenkunden eingestellt sind. Einen Überblick über alle verfügbaren Unterkünfte bekommst du in der Suche; worauf es bei Buchungen durch Firmen sonst noch ankommt, steht auf der Seite Monteurzimmer für Firmen.

Sammelrechnungen bei mehreren Monteuren und Monaten

Wenn ein Trupp über Monate in derselben Unterkunft wohnt, stellt sich die Frage nach dem Rechnungsschnitt: eine Rechnung pro Monat, pro Aufenthalt oder pro Person? Für die meisten Buchhaltungen ist die monatliche Sammelrechnung mit Auflistung der Personen und Zeiträume am praktischsten — sie lässt sich sauber den Baustellen- oder Kostenstellenbudgets zuordnen. Wichtig dabei: Der Leistungszeitraum muss auf jeder Rechnung stehen, gerade wenn ein Aufenthalt über den Monatswechsel läuft. Sprich den gewünschten Rhythmus vor der Buchung ab und bleib dann dabei — nachträgliche Umstellungen erzeugen auf beiden Seiten Korrekturaufwand.

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